MS Word beherrschen

Hier könnt ihr euch zu eurem beruflichen Werdegang austauschen. Ihr findet außerdem Tipps zur Jobsuche, zu Schulen und zum Studium.
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MS Word beherrschen

Beitrag von Robbie Sandberg DBSV Mitarbeiter » 21.05.2022, 11:56

Textverarbeitung gehört zu fast jedem Job und ist auch privat wichtig, ob man eine Bewerbung schreiben oder einen Antrag stellen möchte.
Aber wer kennt nicht das Gefühl, dass man von einem Programm beherrscht wird, statt dass man das Programm beherrscht? Mit diesem Thread geben wir euch die Zügel für MS Word in die Hand. In mehreren Podcast-Episoden und schriftlichen Anleitungen vermitteln wir Grundlagen und wertvolle Tipps für die Nutzung mit Screen Reader.
Wer an der Maus hängt, wird hier geläutert und kann am Ende mit der Tastatur die Maus abhängen. ;-)
Natürlich behaupten wir nicht, alles zu wissen und zu können. Ergänzungen oder zusätzliche Infos und Tipps sind wie immer willkommen.

In Dokumenten navigieren, markieren und editieren

Beitrag von Reiner Delgado DBSV Mitarbeiter » 24.05.2022, 10:50

Ihr erfahrt hier, wie man mit Hilfe der Tastatur schnell und zuverlässig Dokumente bearbeiten kann. Ihr könnt Seiten, Kapitel oder Textstellen gezielt anspringen, Text zielsicher markieren und weiter bearbeiten.
schriftliche Anleitung Navigieren und Editieren in Word runterladen
Der kleine Klaus und der große Klaus als Übungsdokument runterladen
Nach unseren online-Seminar Treffen sind im Dokument die Möglichkeiten der Taste F8 für verschiedenste Funktionen ausführlich ergänzt.

Magic F8 – Alle Markieroptionen auf einer Taste

Beitrag von Robbie Sandberg DBSV Mitarbeiter » 25.05.2022, 16:20

Die Funktionstaste F8 bietet viele Möglichkeiten zum Markieren von Text. Das ist besonders hilfreich, wenn man Schwierigkeiten hat mehrere Tasten gleichzeitig zu drücken, ist aber auch sonst richtig praktisch.
Um das Wort zu markieren, auf dem der Cursor steht, drückt man 2 Mal F8, um den ganzen Satz zu markieren, drückt man 3 Mal F8, um den Absatz zu markieren 4 Mal und für das gesamte Dokument 5 Mal.
Achtung! Wenn man nach dem Markieren mit dem Cursor an eine Textstelle vor der markierten Passage geht und mit ctrl-c kopiert, wird nicht die markierte Passage kopiert, sondern der Text zwischen der Cursorposition und der markierten Passage. Wenn man also z.B. alles vor dem Wort offSight löschen oder verschieben möchte, drückt man auf dem Wort offSight 2 Mal F8, geht an den Anfang des Dokuments und schneidet mit ctrl-x aus.
Ebenso kann man nach einmaligem Drücken von F8 ein Zeichen eingeben, bis zu dem markiert werden soll. Wenn man z.B. am Anfang des Dokuments steht und F8+# eingibt, markiert man bis zu der Textstelle an der ein Nummernzeichen bzw. eine Raute steht. Drückt man 2 Mal die Raute, wird die Markierung bis zur zweiten Raute im Text erweitert usw..
In Kombination mit der Shift-Taste werden die o.g. Schritte rückgängig gemacht.

Das Programmfenster, Tastenbefehle und weitere Bedienmöglichkeiten

Beitrag von Robbie Sandberg DBSV Mitarbeiter » 26.05.2022, 19:41

Microsoft Word – allgemeine Infos und vielfältige Bedienmöglichkeiten
Elisabeth Hertrampf erklärt in einer Podcast-Episode das Programmfenster, verschiedene Tastenbefehle, den Office Assistenten und die Menübänder.
Verwendet wird das Textverarbeitungsprogramm Microsoft Word aus dem Office-Paket Microsoft 365 in Verbindung mit dem Screenreader JAWS 2022.
Hier die Podcast-Episode "Das Programmfenster und verschiedene Bedienmöglichkeiten"

Und hier die schriftliche Anleitung zum Nachschlagen und Vertiefen:

Wesentliche Bestandteile des Word-Anwendungsfensters sind:
  1. Die Titelleiste, die u. a. den Namen des aktuell geöffneten Dokuments enthält – abrufbar mit der JAWS- und NVDA-Tastenkombination Einfügen + t
  2. Das Menüband mit Registerkarten; Es enthält sämtliche Funktionen, die in Word genutzt werden können. – erreichbar mit alt
  3. Das Dokument, also Seiten mit Text
  4. Die Statuszeile, die u. a. die Seiten- und die Wortanzahl anzeigt – abrufbar mit der JAWS-Tastenkombination Einfügen + Bild ab bzw. mit der NVDA-Tastenkombination Einfügen + shift + Ende am Laptop und Einfügen + ende am Desktop.
Nun werden verschiedene Bedienmöglichkeiten in Word aufgezeigt. Nicht alle Varianten sind für jede Aufgabe einsetzbar, aber anhand der Formatierung der Schriftgröße (Schriftgrad) lässt sich die Vielfalt der Bedienmöglichkeiten gut darstellen
Vorbereitend wird der Text mit der Tastenkombination Strg + Umschalttaste + Pfeil ab markiert.
Das Textformat kann zur Kontrolle mit der JAWS- und NVDA-Tastenkombination Einfügen + f abgefragt werden.

Variante 1: Menüband mit Registerkarten
Alt r, h, c setzt den Fokus in der Registerkarte Start ins Eingabefeld für die Schriftgröße.
Schriftgröße eingeben und mit Enter übernehmen
Wenn man die Tastenfolge nicht weiß, kann man mit Alt das Menüband aktivieren, mit Pfeiltasten links oder rechts die registerkarte wählen, anschließend mit Tab bis zur Schriftgröße navigieren und sich von JAWS die Tastenfolge ansagen lassen.
Wenn man in der Word-Sitzung aus dem Menüband noch keine Registerkarte verwendet hat, wird mit Alt automatisch die Registerkarte Start aktiviert.
Vorteil des Menübands: Auf eine bestimmte Funktion kann direkt zugegriffen werden, z. B. Tabelle einfügen = Alt i l a, alt i steht für die Registerkarte Einfügen.
Nachteil: man muss sich für jede Funktion eine Tastenfolge merken. Die Tastenfolgen können sich auch von Office-version zu Version ändern. Der weg mit der Tab-Taste kann bis zur gewünschten Funktion sehr weit sein. Mit Strg + Pfeil links oder rechts kann man jedoch zwischen den funktions-gruppen navigieren, um sich einen Überblick über den Inhalt der Registerkarte zu verschaffen. In der Registerkarte Start gibt es beispielsweise die Gruppen Schriftart und Absatz.
Die Schriftgröße kann mit Hilfe des Menübandes auch auf folgenden Wegen eingestellt werden:
Alt r ä c -weiter siehe Variante 3
Alt r s v – Schriftgrad vergrößern
Alt r h s – Schriftgrad verkleinern

Variante 2: Office-Assistent
Alt + m öffnet den Office-Assistenten
Funktion eingeben, hier Schriftgröße
Mit Pfeil ab Suchergebnisse erkunden
Schriftgrad-Untermenü mit Pfeil rechts aufklappen
Schriftgröße mit Pfeil auf oder ab wählen und mit Enter übernehmen
Vorteile des Office-Assistenten: Man muss sich außer Alt + m keine Tastenbefehle merken. Der Assistent bietet auch ohne, dass man etwas eingegeben hat, die zuletzt mit Hilfe des Assistenten verwendeten Funktionen in einer Liste an.
Nachteile: Bei Schreibfehlern oder ungenauen Begriffen findet der Assistent nichts. Die Navigation in den Suchergebnissen verläuft etwas träge und wird von JAWS mit vielen Hinweisen unterstützt, die sich zum Teil wiederholen. Es können auch meist keine Werte direkt eingegeben werden, sondern man muss mit den Pfeiltasten das Gewünschte auswählen oder bis zu benutzerdefinierten Einstellungen navigieren, z. B. bei der Einstellung des Seitenrandes.

Variante 3: Kontextmenü
Die Anwendungs- oder Kontextmenütaste öffnet das Kontextmenü, das Funktionen enthält, die zur aktuellen Arbeit passen.
Mit Pfeil ab bis Schriftart navigieren und mit Enter aktivieren oder
Mit der Zugriffstaste s im Kontextmenü das Dialogfeld Schriftart öffnen.
Mit Tab bis zum Schriftgrad navigieren
Schriftgröße eingeben oder mit Pfeiltasten wählen und mit Enter übernehmen

Variante 4: direkt zum schriftart-Dialog
Mit Strg + d, danach siehe Variante 3 oder
Mit Strg + Umschalt + p, hier steht der Fokus gleich im Eingabefeld für die Schriftgröße.

Variante 5: Kurztastenbefehle
Strg + < verkleinert die Schriftgröße um jeweils einen Punkt
Strg + > vergrößert die Schriftgröße um jeweils einen Punkt

Bei weitem nicht alle Funktionen in Word sind auf so vielfältige Weise zu erreichen. Einige sind nur sehr schwer auffindbar. Hier kann man sich in der Registerkarte Datei unter Optionen – Symbolleiste für den Schnellzugriff selbst eine Tastenkombination einrichten.

Das Format eines aufwendig formatierten Textes lässt sich außerdem mit Strg + Umschalt + c kopieren und mit Strg + Umschalt + v auf anderen markierten Text übertragen. So kann man sich viel Arbeit sparen

Hilfreiche Einstellungen in Word Optionen

Beitrag von Robbie Sandberg DBSV Mitarbeiter » 01.06.2022, 10:12

Es gibt viele Einstellungsmöglichkeiten in der Registerkarte Datei (Alt + d) unter Optionen (Zugriffstaste o).
Elisabeth Hertrampf zeigt euch in dieser Podcast-Episode, welche Einstellungen für Screen-Reader-Nutzende interessant sind.
Podcast-Episode Hilfreiche Einstellungen in Word Optionen

Das Fenster Word-Optionen hat im linken Fensterbereich eine Liste mit Hauptkategorien, die man mit Pfeil auf bzw. Pfeil ab erkunden kann. Die Listenpunkte lassen sich aber auch mit Anfangsbuchstaben anwählen. Je nach dem, welcher Listenpunkt markiert ist, befinden sich im rechten Fensterbereich die entsprechenden Optionen. Man kann sie mit Tab erreichen. Die Änderung einer Option wird mit Enter bestätigt. Schließt sich das Fenster nicht, sollte man mit Tab bis OK navigieren und dann das Fenster mit Enter schließen, um die Einstellung zu übernehmen.

Nun folgt eine Auswahl von Einstellungsmöglichkeiten, sortiert nach den Optionskategorien.
1 Allgemein
Office-Design: Neben Bunt kann Schwarz, Weiß oder Grau eingestellt werden. Das wirkt sich aber nicht auf Dialogfelder aus.
2 Anzeige
Hier können Formatierungszeichen angehakt werden, die der Screen Reader ansagen bzw. anzeigen soll. Wir empfehlen, die Optionen Tabstoppzeichen und Absatzmarken anzuhaken.
3 Dokumentprüfung
Autokorrekturoptionen, z. B. kann hier die automatische Großschreibung am Satzanfang abgeschaltet werden.
Rechtschreibung während der Eingabe überprüfen: Diese Option kann ein- und ausgeschaltet werden.
4 Speichern
Backstage beim Öffnen und Speichern von Dateien nicht anzeigen: Aktiviert man dieses Kontrollkästchen, erscheint beim Speichern und Öffnen der altgewohnte speichern-Dialog.
Lokaler Standardspeicherort: Dieser Speicherort ist im Dokumentenordner des Nutzers. Wenn man häufig an einem anderen Ort speichern möchte, z. B. auf einer externen Festplatte oder in einer Firma auf einem Netzlaufwerk, kann man den Speicherort dorthin verlegen und muss nicht jedes Mal auf langem Wege zum Zielordner navigieren.
5 Sprachen
Wenn man mehrsprachig arbeitet, z. B. im Unterricht, können diese Einstellungen sinnvollsein.
6 Barrierefreiheit
Startbildschirm beim Start dieser Anwendung anzeigen: Schaltet man diese Option aus, öffnet sich beim Starten von Word sofort ein neues leeres Dokument. Dokumentvorlagen werden nicht mehrangeboten.
8 Erweitert
Schaltfläche für Einfügeoptionen anzeigen, wenn Inhalt eingefügt wird: Das Symbol kann stören, wenn man Text einfügt. Es behindert die Sicht auf den Text, blockiert die Braillezeile und der Screenreader gibt wenig nutzbringende Informationen über das Erscheinen des Symbols aus. Diese Option kann man also deaktivieren. Die an sich nützlichen Einfügeoptionen gibt es bei Bedarf auch im Kontextmenü. Navigiert man entsprechend mit Pfeil links oder rechts, findet man z. B. die Option „Nur den Text übernehmen“.
9 Symbolleisten für den schnellzugriff
Hier können Tastenbefehle für schwer zugängliche oder selten genutzte Funktionen eingerichtet werden.

Ein Dokument formatieren - Arbeiten mit Formatvorlagen

Beitrag von Robbie Sandberg DBSV Mitarbeiter » 01.06.2022, 10:51

Ein gut formatiertes Dokument sieht nicht nur gut aus, sondern es dient auch der Barrierefreiheit. In dieser Podcast-Episode zeige ich, wie man die Standardschriftart, den Absatzabstand und die Seitenränder einstellt, wie Formatvorlagen die Arbeit erleichtern und wie man sie effektiv einsetzt. Zum Schluss verrate ich einen Trick, mit dem man die eigenen Formate ganz einfach auf andere Office-Installationen oder Computer übertragen kann.
Die Episode ist recht lang - und nicht alles wird für alle interessant sein. Deshalb hat sie Kapitelmarken, mit denen man gleich zum gewünschten Kapitel springen kann. Dafür müsst ihr die Podcast-Episode bei Podigee aufrufen und im Player-Bereich auf Kapitelmarken klicken. Dann findet ihr weiter unten die Überschrift Kapitelmarken und darunter eine Liste mit den Kapiteln, die ihr einfach anklicken könnt.
Natürlich könnt ihr die Episode auch hier runterladen und auf dem eigenen Media-Player abspielen. Ich empfehle, immer mal anzuhalten und die Schritte in Word nachzuvollziehen.
Podcast-Episode Das Standardformat anpassen und Arbeiten mit Formatvorlagen

Eine Dokumentvorlage erstellen

Beitrag von Robbie Sandberg DBSV Mitarbeiter » 01.06.2022, 12:36

In Word basieren Dokumente immer auf einer sogenannten Dokumentvorlage, also einer Datei, die dem betreffenden Dokument all seine Eigenschaften liefert. Z.B. Schriftart, Schriftgröße, Absatzausrichtung etc..
Wenn man nicht explizit eine Dokumentvorlage wählt, sondern einfach Word mit einem leeren Dokument öffnet, dann hält sich Word an die Dokumentvorlage normal.dotm. Diese enthält alle Standardeinstellungen. Wie man sie ändert und wo man die normal.dotm findet, habe ich im letzten Beitrag erklärt.
In diesem Beitrag aus unserer Seminar-Reihe "Papierkram" zeige ich, wie man sich eine eigene Dokumentvorlage erstellt. Ich lege eine Vorlage für einen Brief an, so dass die Empfängeradresse immer gut im Fenster eines DL-Umschlages zu sehen ist.
Podcast-Episode Dokumentvorlage für einen Fensterumschlag erstellen

Standardformat ändern Schnellanleitung

Beitrag von Patrick_BAWÜ » 08.06.2022, 09:17

hallo zusammen,

vielen Dank ann alle Organisatoren für das Tolle Seminar bisher!

Im Folgenden findet ihr eine textliche Anleitung, wie man in Word 365 Schriftart etc. in der Formatvorlage Standard ändert.

Allgemeine Hinweise
Durch Dialogfelder in Microsoft Word navigiert man sich in der Regel mit der TAB-Taste.

Vorgehen:
• Mit der Tastenkombination Control+d das Dialogfeld Schriftart aufrufen,
• In das Eingabefeld Schriftart ein V eingeben, mit den Pfeiltasten nach unten navigieren und Verdana auswählen. Alternativ kann der Name der Schriftart wie z. B. Verdana auch komplett eingegeben werden,
• Im Eingabefeld Schriftschnitt wird, sofern nicht bereits eingestellt, Standard empfohlen. Weitere Auswahlmöglichkeiten sind kursiv (Buchstaben sind schräg gestellt) und fett (Schrift ist dicker, wird z. B. von Zeitungen bei Schlagzeilen genutzt),
• Im Eingabefeld Schriftgröße wird 12 empfohlen. Dieser Wert kann entweder mit der Tastatur eingegeben oder mit den Pfeiltasten ausgewählt werden,
• Der Nächste Punkt im Dialogfeld heißt Schriftfarbe. Hier ist in der Regel automatisch (d.h. die Farbe schwarz, der Hintergrund weiß) eingestellt. Dies kann so übernommen werden,
• In der Ausklappliste Unterstreichung steht der Wert meistens auf ohne. Dieser kann ebenfalls übernommen werden,
• Die nächsten Kontrollkästchen sind individuelle Einstellungsmöglichkeiten für einzelne Textpassagen wie z. B. hoch- und tiefgestellt, Kapitälchen, Großbuchstaben etc.,
• Das Nächste wichtige Element im Dialogfeld ist die Schaltfläche als Standard festlegen. Diese betätigt man mit der eingabe- bzw. Entertaste. Es folgt eine Abfrage, ob man die zuvor festgelegten dinge wie Schriftart, Größe etc. als Standard festlegen möchte. Durch mehrmaliges drücken der TAB-Taste kommt man zu einem Auswahlschalter, mit dem man festlegen kann, ob sich die Änderungen auf das aktuell geöffnete, oder auch auf zukünftige Dokumente auswirken. Ist das gewünschte ausgewählt, gelangt man durch erneutes Drücken der TAB-Taste auf den Schalter OK und wählt diesen mit der Eingabe- bzw. Entertaste aus. Das Dialogfeld wird geschlossen und der Fokus befindet sich im aktuell geöffneten Dokument.
Um zu überprüfen, ob die gerade festgelegten Änderungen übernommen wurden, kann man mit der Tastenkombination JAWS- bzw. der Einfüge Taste und dem Buchstaben F das Format abfragen.
• Neben den gerade gemachten Einstellungen empfiehlt der Deutsche blinden- und Sehbehindertenverband (DBSV), den Zeilenabstand auf doppelt einzustellen. Dazu ruft man mit der Tastenkombination Shift+F10 das Kontextmenü auf und wählt mit den Pfeiltasten nach oben oder unten und der Eingabe- bzw. Enter Taste den Punkt Absatz aus.
• Der Cursor befindet sich auf der Registerkarte Einzüge und Abstände in der Ausklappliste Ausrichtung.
• Mit der Tab-Taste oder der Tastenkombination Alt+Z navigiert man bis zum Dropdown-Menü Zeilenabstand. Hier wählt man mit den Pfeiltasten nach oben bzw. unten doppelt aus und bestätigt die Auswahl mit der Eingabe- bzw. entertaste.
• Als nächstes navigiert man zur Schaltfläche als Standard festlegen, aktiviert diesen mit der Eingabe- bzw. Entertaste und bestätigt die Folgende Abfrage (wie im Dialogfeld Schriftart). Die geänderten Einstellungen sind nun für zukünftige Dokumente, die mit der normal.dotm-vorlage geöffnet werden gespeichert.

Bei Fragen bzw. Ergänzungswünschen könnt ihr mich hier im Forum oder per Mail unter pplattek@mailbox.org erreichen.

Viele Grüße und alllen ein schönes Wochenende,
Patrick

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Formatvorlagen Tastenkombinationen zuordnen

Beitrag von Hawkeye » 09.06.2022, 11:05

Formatvorlagen in Word365 Tastenkombinationen zuordnen

Es ist möglich in Word365 häufig verwendeten Formatvorlagen Tastenkombinationen zuzuordnen. Um einer bestimmten Formatvorlage, z.B. einer Überschriftenebene, eine Tastenkombination zuzuordnen, geht man folgendermaßen vor:
Öffne unter der Registerkarte „Start“ (Alt+R) die Gruppe „Formatvorlagen“ (Alt+R+K).

In der sich anschließend öffnenden Liste navigiere so lange mit den Pfeiltasten auf bzw. ab, bis die entsprechende Formatvorlage, der eine Tastenkombination zugeordnet werden soll, gefunden ist. Öffne mit der Kontextmenütaste (oder Umschalt+F10) das Kontextmenü und wähle im Kontextmenü den Eintrag ändern aus (Taste ä). Im folgenden Dialog können diverse Änderungen an der aktuell ausgewählten Formatvorlage vorgenommen werden. In diesem Dialog navigiere durch bis zur Menüschaltfläche „Format“ und betätige diese mit Enter. Im sich öffnenden Dialog springt man durch die Taste K zum Punkt „Tastatur anpassen“ und kann sofort eine Tastenkombination durch Drücken entsprechender Tasten auf der Tastatur eingeben. Nach der Eingabe der gewünschten Tastenkombination navigiere bis zur Schaltfläche „Zuordnen“ und betätige diese mit Enter. Die Zuordnung der Tastenkombination ist dadurch abgeschlossen. verlasse den Dialog durch Betätigen der Schaltfläche „schließen“ und bestätige die Änderungen an der Formatvorlage noch einmal mit dem Betätigen der Schaltfläche „O.K.“ durch die Enter Taste.

Falls es Anmerkungen/Verständnisfragen etc. geben sollte, könnt ihr euch gerne hier im Forum melden.

Viele Grüße

Hawkeye

die Symbolleiste für den schnellzugriff einrichten und verwenden

Beitrag von Robbie Sandberg DBSV Mitarbeiter » 10.06.2022, 10:11

Befehle die der Schnellzugriffsleiste hinzugefügt werden, kann man mit der Tastenfolge alt+1 bis 0 aufrufen. Das eignet sich also für Befehle, die man oft braucht, die aber tief im Menü versteckt sind, aber auch für Befehle, die nicht im Menü vorhanden sind.
Diese Möglichkeit ist auch sinnvoll, wenn man Tastenkombinationen auf der Tastatur nicht gut greifen kann, weil man z. B. motorisch eingeschränkt ist.
Wie man die Schnellzugriffsleiste einrichtet und nutzt, zeigt euch Elisabeth Hertrampf in der hier verlinkten Episode des offSight-Podcasts. Auf den Link folgt eine schriftliche Anleitung.
Podcast-Episode Die Symbolleiste für den Schnellzugriff einrichten und nutzen

Anleitung zum Hinzufügen eines Befehls zur symbolleiste für den Schnellzugriff:
Beispiel: Der Befehl Seite einrichten soll mit der Tastenfolge Alt 1 aktiviert werden.
  1. Mit Alt + d die Registerkarte Datei im Menüband öffnen und mit der Zugriffstaste o die Optionen öffnen
  2. Mit Pfeil abwärts die Symbolleiste für den schnellzugriff auswählen
  3. Mit Tab zur Ausklappliste Befehle auswählen
  4. Mit Pfeil abwärts Registerkarte Layout auswählen
    Man kann alle Befehle anzeigen lassen, was eine unübersichtliche lange Liste ergibt, oder nur die Befehle einer bestimmten Registerkarte.
  5. Mit Tab bis zur Befehlsliste
  6. Mit s den Befehl Seite einrichten anwählen, und zwar den ersten der beiden
  7. Mit Alt + h den Befehl der Symbolleiste hinzufügen
    Der Befehl wird am Listenende der bereits standartmäßig festgelegten Befehle angefügt.
    Achtung: Der Cursor bleibt in der Befehlsauswahlliste der voreingestellten Registerkarte, wird jedoch um einen Listeneintrag nach unten gerückt.
  8. Mit Tab erreicht man die Liste der Befehle, die in der Symbolleiste enthalten sind, um die Reihenfolge der Befehle zu prüfen. Seite einrichten sollte hier ausgewählt sein.
  9. Mit Tab bis zur Nach-oben-Schaltfläche (Ein Pfeil nach oben ist abgebildet.)
    Diese Schaltfläche mit Enter so oft aktivieren, bis der Fokus automatisch auf die Nach-unten-Schaltfläche springt
    Nun befindet sich der Befehl in der Symbolleiste an erster Stelle.
  10. Mit Tab bis zum Schalter OK und diesen mitEnter aktivieren
Die Tastenfolge Alt 1 sollte nun das Dialogfenster Seite einrichten öffnen. Hier können beispielsweise Seitenränder und das Querformat eingestellt werden.
Symbolleisten für den Schnellzugriff können importiert, exportiert und zurückgesetzt werden. Die Symbolleiste für den Schnellzugriff kann außerdem unterhalb des Menübandes angezeigt werden und man kann festlegen, ob sie nur für das aktuelle Dokument oder für alle Dokumente gelten soll. Und natürlich lassen sich Befehle aus der Symbolleiste auch wieder entfernen.

Autonummerierung und -Aufzählung

Beitrag von Robbie Sandberg DBSV Mitarbeiter » 11.06.2022, 13:03

Die automatische Nummerierung bzw. Aufzählung in Word erleichtert nicht nur die Arbeit, sondern ist gerade für Blinde sehr hilfreich, weil sie uns die Formatierung abnimmt. Die Einzüge und Abstände einer Liste manuell festzulegen ist nicht nur aufwändiger, sondern auch fehleranfällig.
In der folgenden Podcast-Episode zeige ich, wie man effektiv mit Autolisten arbeitet.
Eine Ergänzung zur Funktion Liste mit mehreren Ebenen: Dieses Feature bietet auch eine Liste mit nummerierten Überschriften. Um diese anzuwenden, geht man wie folgt vor:
Aufruf der Funktion Liste mit mehreren Ebenen, in Office365 die Tastenfolge alt r t l.
Einmal Cursor abwärts, zwei Mal Cursor rechts, Enter.
Der Cursor steht nun in einer Überschrift Ebene 1 mit hängendem Einzug und führender Eins.
Weist man nun weitere Überschriftebenen zu, werden die jeweiligen Ordnungsnummern eingefügt. Mit alt+2 erhält man also eine Überschrift mit 1.2., wenn diese sich unter dem ersten Listeneintrag (1.) befindet.
Podcast-Episode Listen erstellen mit Autonummerierung und -Aufzählung

Die Autokorrektur - Nützlich oder unnütz?

Beitrag von Robbie Sandberg DBSV Mitarbeiter » 12.06.2022, 15:25

Die Autokorrektur hat viele nützliche Features, aber auch viel Überflüssiges. Die einen nervt sie, weil sie Dinge verbessert, die man nicht verbessert haben will, die anderen schätzen sie, weil sie die Arbeit erleichtert.
Zum Glück muss man sich nicht für oder gegen die Autokorrektur entscheiden, denn man kann sie nach den eigenen Wünschen einstellen. Die nervigen Dinge stellt man ab, die anderen lässt man.
In der folgenden Podcast-Episode zeige ich, was die Autokorrektur genau macht und wie man sie einstellt.
Podcast-Episode Autokorrektur - Gewusst wie...

Arbeiten mit Textbausteinen

Beitrag von Robbie Sandberg DBSV Mitarbeiter » 13.06.2022, 13:51

Wer in Dokumenten oder E-Mails wiederholt den gleichen Text schreiben muss, z.B. um Bürozeiten anzugeben, Gesetze zu zitieren oder Ähnliches, kann für die betreffende Passage einen Textbaustein anlegen. Diesen kann man dann mit einem Tastendruck einfügen. Im Podcast zeige ich, wie das geht.
Podcast-Episode Textbausteine anlegen und nutzen

Liste aller Tastenbefehle erstellen

Beitrag von MichaelBussewitz » 15.06.2022, 14:00

Hallo Zusammen,

ich wollte noch nachreichen, wie ihr in Microsoft Word eine Befehlsliste erzeugen könnt:

1. Ruft bitte durch drücken von Alt+F8 das Dialogfeld für Makros auf.
2. Drückt nun Alt+k. Ihr solltet nun in dem Kombinationsfeld „Makros in:“ stehen.
3. Drückt nun Pfeil runter bis ihr „Word-Befehlen“ hört und drückt nun Return.
4. Ihr solltet nun wieder im kombinierten Eingabefeld Makroname stehen. Nun reicht die Eingabe der ersten drei Buchstaben von „Befehle auflisten“ und anschließend einmal Pfeil runter. Euer Screenreader wird euch dann Befehle auflisten“ ansagen.
5. Drückt nun Return.
6. Es öffnet sich ein Dialog für die Erstellung eines neuen Dokuments, indem ihr zwischen den aktuellen Tastatur-Einstellungen und allen Word-Befehlen mit Pfeil runter bzw. rauf wählen könnt.
7. Habt ihr nun mit den Pfeiltasten das gewünschte ausgewählt, so drückt bitte Return. Es wird ein neues Dokument geöffnet, in das die Befehle in eine Tabelle geschrieben werden.

Vergesst bitte nicht, euer neues Dokument noch abzuspeichern.

Freundliche Grüße

Michael

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Metadaten bzw. Metainformationen in Word Dokumenten- Word Dokumente mit Tags versehen

Beitrag von Hawkeye » 16.06.2022, 20:20

Um barrierefreie Word Dokumente zu erstellen ist es wichtig einer Word Datei möglichst viele Informationen über das Dokument selbst, sog. „Metadaten“ oder „Metainformationen“ wie beispielsweise einen Titel oder Autor(en) zuzuweisen. Ebenfalls sehr hilfreich ist es Word Dokumente mit „Schlagworten“ sog. „Tags“ zu versehen. Diese Schlagworte sind nützlich bei einer späteren Schlagwortsuche nach bestimmten Dokumenten. Wie man in Word365 Dokumente mit Tags versehen kann, möchte ich in folgender Kurzanleitung beschreiben.

Um ein Word Dokument mit einem Titel und/oder Tags zu versehen, öffnet man den Dialog unter Datei>Informationen (Alt+D+I) und navigiere mit der Tab-Taste durch den Dialog bis man zum Eintrag „Titel“ (Alt+D+I+F1) und/oder Tags (Alt+D+I+F2) gelangt.

Hinweis:

Mit F1 und F2 sind nicht die Funktionstasten gemeint, sondern der Buchstabe f und die Taste 1 bzw. 2 in der Zahlenzeile über den Buchstaben!!
Einen Teil der Metadaten findet man auch im „Speichern unter“ Dialog und lassen sich auch dort bearbeiten.

Stichworte lassen sich unter den „Erweiterten Eigenschaften“ unter Datei>Informationen eintragen. Die Tastenkombination lautet Alt+D+I+ZC, dann einmal die Enter Taste drücken und bis zum Feld „Stichwörter“ mit der Tab-Taste navigieren (alt+w). Anschließend mit dem TAB bis zum Schalter „ok“ navigieren und ggf. die Eingaben mit „ok“. bestätigen.

Viele Grüße

Hawkeye
Zuletzt geändert von Hawkeye am 09.07.2022, 10:13, insgesamt 2-mal geändert.

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Navigieren in Word Dokumenten - Lesezeichen/Textmarken in Word Dokumenten setzen

Beitrag von Hawkeye » 17.06.2022, 21:58

Um in umfangreichen Word Dokumenten bestimmte Textstellen möglichst schnell zu finden ist es hilfreich sich „Lesezeichen“ zu setzen. In Word heißen Lesezeichen „Textmarken“. Wie man Textmarken in Word365 erstellt möchte ich in folgender kleinen Anleitung beschreiben.

Textmarken erstellen:

Zuerst navigiert man zu der Textstelle, die man mit einer Textmarke versehen möchte. Anschließend markiert man die Textstelle. Dies kann ein Wort aber auch mehr sein. Ist der Text markiert, geht man auf Einfügen>Textmarke (Alt+I+K) und gibt der Textmarke einen Namen. Der Name darf keine Satzzeichen,Leerzeichen etc. enthalten. Anschließend drückt man die Tab-Taste und bestätigt den Schalter „hinzufügen“ mit der Eingabetaste.

Zu Textmarken navigieren:

Um zu einer bestimmten Textmarke zu navigieren gibt es mehrere Möglichkeiten:

Möglichkeit 1:

Man nutzt die Word interne Suchfunktion. So wie im ersten Seminarteil die Suchfunktion „Gehe zu“ verwendet wurde um Überschriften im Dokument direkt aufzusuchen, kann man in der Liste den Eintrag „Textmarke auswählen. Anschließend wird man aufgefordert den Namen einer Textmarke einzugeben. Hat man den Namen korrekt eingegeben, drückt man einmal die Tab-Taste, bestätigt die „Gehe zu“ Schaltfläche mit der Eingabetaste und drückt dann die Escape-Taste. Danach sollte NVDA oder JAWS den markierten Text, den man der Textmarke zugeordnet hat vorlesen.

Möglichkeit 2:

Man nutzt die Elementliste des Screenreaders. Im Falle von NVDA ist es NVDA+F7 (einf+f7). In der Elementliste findet man einen Eintrag „Bookmark“, unter dem Listeneintrag findet man alle in dem Word Dokument gesetzten Textmarken.

Möglichkeit 3:

Man nutzt den Textmarken-Dialog. D.h. man geht zum Dialog unter Einfügen>Textmarke (Alt+I+K), wählt in der Liste der Textmarken mit Hilfe der Pfeil-Tasten die Textmarke aus zu der man navigieren möchte und navigiert anschließend mit der Tab-Taste zur Schaltfläche „gehe zu“ und bestätige diese mit Hilfe der Eingabetaste.

Textmarken löschen:

Textmarken lassen sich selbstverständlich auch löschen. Um eine Textmarke zu löschen geht man unter Einfügen>Textmarke (Alt+I+K) sucht in der Liste mit den Pfeiltasten nach der Textmarke, die gelöscht werden soll und navigiert mit der Tab-Taste bis zur Schaltfläche „löschen“ und bestätigt die Schaltfläche durch drücken der Eingabetaste.

Viele Grüße

Hawkeye

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Mögliche Probleme mit dem Menüband in Word - Menüband ein- bzw. ausblenden

Beitrag von Hawkeye » 18.06.2022, 14:23

Um möglichst problemlos mit einem Screenreader durch die Menübänder und Unterstrukturen der Menübänder von Word zu navigieren sollten die Menübänder maximiert dargestellt werden. Es kann sein, das die Tastenkombination strg+F1 mit der man Menübänder ein und ausblenden kann nicht funktioniert. Ein eventuell hilfreicher Workaround ist folgender:

Öffne durch drücken der Alt-Taste das Menü mit den Registerkarten. Anschließend öffne das Kontextmenü durch das Drücken der Kontextmenütaste oder Umschalt+F10 (Schift+F10). Im Kontextmenü kann dann mit den Pfeil-Tasten navigiert werden bis man zum Eintrag „Menüband reduzieren“ gelangt. Dieser Menüpunkt muss für Screenreader Nutzer deaktiviert sein. Sollte dieser Menüpunkt aktiviert sein, dann bitte den Punkt deaktivieren. Möglicherweise hilft es.

Viele Grüße

Hawkeye

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Hinweis - Ein Word Kurs auf Englisch

Beitrag von Hawkeye » 20.06.2022, 16:49

Hallo Zusammen,

als kleine Ergänzung zum Word Kurs hier, möchte ich auf ein englischsprachiges Kursangebot hinweisen. Auf der Seite:

https://blindaccessibilitytips.com/navi ... interface/

Gibt es entsprechende Lektionen, die ganz ähnlich zum DBSV Angebot sind.

Für Fortgeschrittene gibt es auf Youtube noch eine ergänzende Lektion:






Auf jeden Fall halte ich den Kurs für sehr empfehlenswert. Man muss natürlich daran denken, dass im englischen einige Tastenkombinationen von den deutschen Tastenkombinationen abweichen können. Aber Fragen könnten sicher hier im Forum geklärt werden.

Viel Spaß beim Durcharbeiten der Lektionen!

Hawkeye
Zuletzt geändert von Hawkeye am 05.07.2022, 21:41, insgesamt 1-mal geändert.

MS Word auf dem iPhone nutzen

Beitrag von MichaelBussewitz » 28.06.2022, 16:29

Hallo Zusammen,

beim letzten Termin ging es ganz kurz um die Nutzung von Microsoft Word auf dem iPhone. Besonders toll ist das nicht, wie schon geäußert wurde. Falls dennoch einer von Euch es mal nutzen muss, empfiehlt es sich, dies mit einer externen Tastatur zu tun. Damit Ihr eine Vorstellung habt, was da alles mit Shortcuts geht, dann schaut bitte mal bei Microsoft auf der Seite Tastenkombinationen in Word für iOS vorbei. Achtung: wichtig ist noch zu wissen, dass sich die Angaben auf das US-amerikanische Tastatur-Layout beziehen. Es kann also durchaus sein, dass manche Tastenkombinationen nicht funktionieren.

Freundliche Grüße

Michael

Rechtschreib- und Grammatikprüfung in Word

Beitrag von Robbie Sandberg DBSV Mitarbeiter » 08.08.2022, 09:56

Hier eine schriftliche Anleitung von Elisabeth Hertrampf zur Rechtschreibprüfung.
Da das Thema ziemlich komplex ist, empfehle ich parallel ein Word Dokument zu öffnen und die hier beschriebenen Schritte nachzumachen.

1 Allgemeines

Die Rechtschreib- und die Grammatikprüfung sind Bestandteile des Editors.
Um Fehler festzustellen, wird Der Text automatisiert mit Wörterbüchern und Regeln abgeglichen.
Rechtschreibfehler sind im Text mit einer roten Wellenlinie unterstrichen.
Grammatikfehler sind im Text mit einer blauen Wellenlinie unterstrichen.
Wenn man die Fehlerprüfung startet, beginnt die Fehleranzeige ab der Cursorposition.
Man kann auch eine bestimmte Textpassage auswählen, die überprüft werden soll.
In Excel kann die Prüfung mit F7 gestartet werden, es gibt aber keine automatische Unterstreichung und keine Rückmeldung des Screenreaders über Fehler.

Mögliche Korrekturoptionen

- Korrekturvorschläge: Synonyme unterstützen beim Auswählen des richtigen Vorschlages
- Zum Wörterbuch hinzufügen: z. B. geeignet für Eigennamen, die immer wieder in Dokumenten vorkommen. Diese sind nach dem Hinzufügen zum Wörterbuch der Rechtschreibprüfung bekannt und werden nicht mehr zum Korrigieren angezeigt.
- Alle ignorieren: ignoriert alle Vorkommen des Wortes im aktuellen Dokument
- Einmal ignorieren: ignoriert nur den Aktuellen Fund, alle weiteren gleichartigen vorkommen werden wieder als Fehler angezeigt
- Sprache ändern

2 Fehler anzeigen und korrigieren

a) Ausgewählte Einstellungen in den Word-Optionen

Rechtschreib- und Grammatikprüfung während der Eingabe grundsätzlich bzw. nur für dieses Dokument ein- bzw. ausschalten
1 Mit Alt + d die Registerkarte Datei im Menüband öffnen und mit der Zugriffstaste o die Optionen öffnen
2 Mit Pfeil abwärts Dokumentprüfung auswählen
3 Mit Tab zu den Kontrollfelder navigieren und diese mit Leertaste aktivieren bzw. deaktivieren
- Rechtschreibung während der Eingabe überprüfen
- Grammatikfehler während der Eingabe markieren
Oder
- Rechtschreibfehler nur in diesem Dokument ausblenden
- Grammatikfehler nur in diesem Dokument ausblenden
4 Mit Enter die Einstellungen übernehmen.

b) Editor mit F7 öffnen

Mit Tab bis zur Einstellung, ob der Text formell oder informell ist.
Die Einstellung Formell wirkt sich auf umgangssprachliche Textstellen so aus, dass diese als Fehler erkannt werden und formelle Korrekturvorschläge angezeigt werden.
Dann mit Tab bis zu Korrekturen navigieren.
Mit Pfeiltasten ggf. zwischen Rechtschreibung und Grammatik wechseln
Mit Enter die Prüfung starten
Mit Tab navigieren und mit Enter den gewünschten Korrekturvorschlag übernehmen.
Oder man sucht mit Tab die weiteren Prüfoptionen.
Die Prüfung springt, nachdem man eine Entscheidung getroffen hat, wie mit dem Fehler verfahren werden soll, automatisch zum nächsten Fehler.

Zum Dokument zurückkehren mit ESC
Vom Dokument wieder zur Rechtschreibprüfung mit F6 wechseln, hier ggf. mit Umschalt + Tab auf den Fortsetzen-Schalter navigieren und diesen mit Enter aktivieren, um zum nächsten Fehler zu gehen
Oder: den Editor wieder mit F7 starten und im Startfenster Rechtschreib- oder Grammatikprüfung aktivieren, um mit der Korrektur fortzufahren

Der Editor lässt sich auch über die Registerkarte Start aufrufen: alt r d 3
Oder über die Registerkarte überprüfen: Alt p d 1

Der Editor bleibt nach dem erstmaligen Aufruf im rechten Fensterbereich dauerhaft sichtbar.
Die Fehler und Prüfoptionen werden dort passend zur Cursorposition angezeigt.

Die Lesbarkeitsstatistik (Informationen z. B. zur Wortanzahl) kann bei längeren Texten zuerst erscheinen, wenn man den Editor aufruft. Diese lässt sich bei Bedarf in den Word-Optionen unter Datei – Optionen - Dokumentprüfung ausschalten.

c) Korrekturvorschläge im Kontextmenü anzeigen mit Alt + F7

Setzt den Cursor zur fehlerhaften Textstelle und zeigt im Kontextmenü Korrekturoptionen und, falls vorhanden, Korrekturvorschläge an
Mehr anzeigen öffnet die Rechtschreibprüfung im Editor, siehe 2 b).

d) Auf einer Fehlerstelle selbst das Kontextmenü öffnen

Weiter siehe 2 c)

e) Statusleiste

- Mit F6 zur Statusleiste wechseln
- Mit Tab Elemente erkunden
- Rechtschreib- und Grammatikprüfung mit Enter aktivieren, um in den Editor zu gelangen. Weiter siehe 2 b)
Die Rechtschreib- und Grammatikprüfung wird in der Statuszeile nicht angezeigt, wenn sie unter Datei – Optionen – Dokumentprüfung generell ausgeschaltet ist. S. 2 a)
Sobald die Prüfung auf einem der oben genannten Wege gestartet wird, ist das Symbol in der Statuszeile wieder da.

f) Fehler selbst korrigieren

An der Fehlerstelle selbst korrigieren oder
die vorher gestartete Rechtschreibprüfung mit ESC verlassen und den Fehler selbst korrigieren

g) Sprachoptionen für die Korrekturhilfen festlegen

- Zunächst ggf. Text markieren, der mit einer anderen Spracheinstellung korrigiert werden soll.
- Registerkarte Überprüfen: Alt p s p

3 Darstellungsmöglichkeiten von Fehlern mit Hilfe von Screenreadern

Damit der Screenreader die Fehler findet, muss die Dokumentprüfung unter Datei, Optionen aktiviert sein s. 2 a)
Kommentare sind bei Listen- und Schnellnavigationsfunktionen der Screenreader ausgeschlossen.

a) Screenreader JAWS

Einstellungsmöglichkeiten für die Darstellung der Rechtschreib- und Grammatikfehler in Word und Outlook
Einstellungsverwaltung mit JAWS-Taste + 6 aufrufen
- Rechtschreibung beim Navigieren erkennen
- Schreibfehler ansagen, Sound abspielen oder aus
- Rechtschreibfehler beim Schreiben erkennen - ein- oder ausschalten
- Anzahl der Rechtschreibfehler ansagen - ein- oder ausschalten
- Rechtschreibfehler unterstreichen (auf der Braille-Zeile) - ein- oder ausschalten

Weitere Kurztasten
Wort im Kontext lesen (liest den markierten Fehler und die dazugehörige Textpassage; Fehlerstelle kann so im Text besser zugeordnet werden): JAWS-Taste + c
Eine Liste der Rechtschreibfehler aufrufen: Alt + Umschalt + l
Im Schnellnavigationsmodus mit m zu Rechtschreibfehlern und mit a zum Satz mit Grammatikfehlern navigieren
Schnellnavigationsmodus ein- und ausschalten: JAWS-Taste + y
Statuszeile ansagen: JAWS-Taste + Bild ab

b) Screenreader NVDA

Rechtschreib- und Grammatikfehler werden zwar differenziert angesagt, aber nicht bei den Anzeigeoptionen unterschieden.
Einstellungsmöglichkeiten für die Darstellung der Rechtschreib- und Grammatikfehler
NVDA-Einstellungen öffnen mit NVDA-Taste + n, Optionen, Einstellungen
- Kategorie Tastatur: Sound während der Eingabe bei Rechtschreibfehlern abspielen - ein- bzw. ausschalten
- Kategorie Dokumentformatierungen (schnelle Aufrufmöglichkeit Strg + NVDA-Taste + d): Ansage von Rechtschreibfehlern - ein- oder ausschalten
Fehler werden auf der Braille-Zeile nicht durch eine Unterstreichung angezeigt.

Weitere Kurztasten
Schnellnavigationsbefehl w springt im Lesemodus zum nächsten Fehler
Zwischen Lese- und Fokusmodus wechseln: NVDA-Taste + Leertaste
Rechtschreibfehler in einer Liste anzeigen: NVDA-Taste + F7, Alt + f aktiviert den Elementtyp Fehler, mit Tab in die Fehlerliste navigieren
Statuszeile ansagen: NVDA-Taste + End

MS Word: der ganze Seminar-Thread zum Runterladen

Beitrag von Robbie Sandberg DBSV Mitarbeiter » 08.08.2022, 11:46

Andreas Beinert hat für euch die wichtigsten Infos als Texte und die dazugehörigen Podcast-Episoden in einen Ordner zusammengefasst.
Hier könnt ihr den Ordner als zip-Datei runterladen.
offSight_Seminar_MS-Word_beherrschen.zip

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